Manajemen Tata Kelola Sistem Informasi Dokumentasi Surat Bagian Administrasi Umum Perguruan Tinggi

Abstract

Perguruan Tinggi STMIK Jakarta STI&K Merupakan perguruan tinggi di bidang computer pertama di Indonesia. Perguruan tinggi ini dalam melakukan kegiatan akademik berusaha untuk mengembangkan diri dengan kebutuhan informasi berbasis digital. Salah satu bagian yang ada di perguruan tinggi ini adalah Bagian Administrasi Umum yang bekerja dalam mencatat kegiatan baik untuk internal kampus dan eksternal kampus. Aktifitas bagian administrasi umum ini memberikan pelayanan kepada bagian lain dalam memberikan surat-surat pengantar baik untuk kegiatan internal atau kegiatan eksternal. Kegiatan internal kampus dapat dilakukan oleh bagian lain yang ada dikampus atau kegiatan yang dilakukan perseorangan dilaingkungan kampus. Begitu juga kegiatan eksternal kampus dapat dilakukan oleh bagian lain atau perseorangan untuk kegiatan diluar kampus. Dokumentasi surat tugas yang dikeluarkan oleh bagian administrasi umum kampus ini perlu dilakukan karena semakin banyak kegiatan baik jenis dan keperluannya. Dokumentasi yang dilakukan oleh bagian administrasi umum tersebut fokusnya adalah terhadap surat-surat yang dikeluarkan untuk kegiatan bagian lain tersebut. Surat-surat yang dikeluarkan bagian administrasi ini memiliki nomor surat, tanggal, tujuan, keterangan, pengguna dan yang memberi wewenang. Perlu dibuat sistem informasi dokumentasi surat-surat tersebut untuk memudahkan pembuatan standar setiap surat. Proses perancangan sistem informasi pada penelitian ini menerapkan metode waterfall. Perancangan sistem dijelaskan dengan menggunakan Algoritma Flowchart, Diagram Usecase dan Diagram Class untuk Database sebagai alat untuk menggambarkan perancangan Database. Sistem informasi dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP, dan DBMS Mysql. Sistem sudah diuji dengan menjalankan aplikasi secara terstruktur dari perintah-perintah yang tersedia. Perancangan sistem ini dapat membantu dalam penyelanggaraan kegiatan pelayanan surat-menyurat menggunakan web yang bisa digunakan oleh bagian administrasi umum dalam melakukan pembuatan surat